» چطور کاغذ بازی را اداره کنیم؟

با یک نوشته کاری می توان چهار عمل انجام داد:

1. آن را دور بیندازید.

مطلب مرتبط نکاتی در مورد شروع باغبانی در آپارتمان

یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان در خانه یا دفتر کار، سطل زباله است. سریع ترین راه برای صرفه جویی در زمان برای خواندن هر چیز، این است که صرفا آن را دور بیندازید و اصلا آن را نخوانید!

این امر برای پست های الکترونیکی تبلیغاتی و غیره، اشتراک های ناخواسته برای کاتالوگ های مختلف، بخشنامه های فروش، و هرچیز دیگری که به اهداف شما ارتباطی ندارد، صدق می کند. از سطل زباله برای خلاص شدن از مطالبی که ماه‌هاست اطرافتان افتاده اند استفاده کنید. از خودتان بپرسید: "اگر این را نخوانم، آیا عواقبی منفی برایم دارد؟"

اگر جواب منفی بود، به محض اینکه توانستید، آن را دور بیندازید. همچنین می توانید از خودتان بپرسید: "گر هر موقع به این اطلاعات نیاز داشته باشم، آیا می توانم آن را از جای دیگری به دست آورم؟".

اگر جواب مثبت بود، آن را دور بیندازید.

قاعده اصلی برای تمیزی محل کار این است: "به هر چیزی شک کردی، دورش بینداز!".

2. آن را به شخص دیگری واگذار کنید.

می توانید یک وظیفه را به شخصی دیگر واگذار کنید تا او آن را انجام دهد. وقتی یک برگه را برمیدارید، از خودتان بپرسید که آیا شخص دیگری وجود دارد که بتواند این کار را انجام دهد؟ آیا شخص دیگری هست که بتواند این کار را بهتر انجام دهد؟

یکی از کلیدهای رسیدن به موفقیت در مدیریت فردی، این است که تمام کارهایی که شخص دیگری امکان انجام دادنشان را دارد به او محول نمایید. این، تنها راهی است که می توانید برای خودتان زمان بخرید تا بتوانید مقدار بیشتری از مهم ترین کارهای مربوط به شغلتان را انجام دهید.

3. شخصا اقدام کنید.

می توانید یک نوشته کاری را برداشته و خودتان وارد عمل شوید. این نوشته ها شامل نامه ها، پیشنهادها و پیام هایی می شوند که باید شخصأ برای آنها اقدام کنید. پوشه‌ای بردارید و کلمه «اقدام» را روی آن بنویسید؛ یا می توانید یک پوشه قرمز برداشته و تمام مواردی را که باید برای آنها اقدام کنید، داخل آن بگذارید و آن را در جایی قرار دهید که بتوانید به وضوح ببینید.

این پوشه اقدامات را همیشه در دسترس بگذارید. وقتی به چیزی برخوردید که احساس کردید باید در قبالش کاری انجام دهید، کافی است آن را را در پوشه اقدامات بگذارید تا بعدا کارش را انجام دهید. اگر کاری است که باید فورأ انجام شود، همان لحظه وارد عمل شوید و آن را انجام دهید.

4. آن را برای مراجعات بعدی بایگانی کنید.

می توانید آن را بایگانی کنید؛ اما قبل از اینکه هر چیزی را بایگانی کنید، به یاد داشته باشید که 80 درصد از نوشته های بایگانی شده هرگز لازم نمی شوند، استفاده نمی شوند، و یا دوباره دیده نمی شوند. تخصیص دادن محلی برای پوشه ها و بایگانی کردنشان، کار اضافی ایجاد می کند. قبل از اینکه تصمیم بگیرید چیزی را بایگانی کنید، از خودتان بپرسید: "اگر نتوانم بعدا این نوشته را پیدا کنم، چه اتفاقی می افتد؟".

عواقب منفی در دسترس نداشتن این اطلاعات در آینده چه خواهد بود؟ اگر این امر، عواقب منفی در پی ندارد یا اگر می توانید اطلاعات موردنظر را از جای دیگری تهیه کنید، پس باید آن نوشته را دور بیندازید. میزتان را تمیز نگه دارید و پوشه هایتان را هم مرتب و منظم کنید. وقتی برای اولین بار میخواهید از سطل زباله برای تمیز کردن نوشته ها، مجله ها و کاغذهای اضافی روی میزتان استفاده کنید، این کار برایتان کمی مشکل بود؛ اما بعد از کسب کمی تجربه متوجه می شوید که مقدار بسیار کمی از چیزهایی که دور انداخته اید بعدا دوباره لازم شده اند. عادت دور انداختن چیزها به جای ذخیره و بایگانی کردنشان برای شما زمان زیادی می خرد. مهم ترین نکته این است که وقتی نوشته ای را برمیدارید نسبت به آن اقدامی صورت دهید. با آن نوشته کاری بکنید، هر کاری.

مطلب مرتبط چگونه جنسیت بچه را حدس بزنیم؟

حداقل یک قدم آن را پیش ببرید. یکی از بزرگترین هدر دهنده های زمان این است که دائما نوشته ای را بردارید، آن را بخوانید، زمین بگذارید، و مجبور باشید که دوباره به سراغش بروید، آن هم بارها و بارها.

تگ ها : میز کار دفتر کار موفقیت کسب و کار

۰ نظر / ۲۷۱ بازدید