مطالب پیشنهادی از سراسر وب

» چگونه یک گزارش خوب تهیه کنیم؟

چگونه یک گزارش خوب تهیه کنیم؟

بیشتر مدیران، آموزش نویسندگی ندیده اند. غیر از راهنمایی های مربوط به نحوه پاسخ دادن به سؤالات امتحانی در زمینه نحوه انجام دادن کار نویسندگی، خواه گزارش، نامه یا یادداشت، کمکی به اکثر مدیران نشده است. یکی از فعالیت هایی که مدیر پس از انجام دادن کار عملی خویش بدان مشغول می شود، نوشتن درباره آنچه اتفاق افتاده، آنچه که دارد اتفاق می افتد و آن چیزی است که اتفاق خواهد افتاد.


همه افراد از میزان زیاد کاغذبازی گله دارند و با وجود صحبت‌های فراوانی که این روزها درباره دفتر کار بدون کاغذبازی می شود همه می دانیم که هر روز مقدار زیادی کار کاغذی ایجاد می شود. هنگامیکه می دانید باید گزارشی را بنویسید بهتر است که به آن بپردازید و آن را در سبد انتظار برای بعدها قرار ندهید. زیرا برخلاف میلتان، این کار خود به خود انجام نمی شود. لزومی ندارد که شما یکی از نامداران ادبیات با یکی از برندگان بالقوه جایزه نوبل باشید، اما لازم است گزارش خود را صریح، روشن، مختصر و مفید بنویسید.


با پیروی از چند دستورالعمل ساده می توانید گزارشی تهیه کنید که هم منظور را برساند و هم زحمت زیادی نداشته باشد.


آیا شما برای نوشتن گزارش فرد مناسبی هستید؟


ممکن است شما متخصص شناخته شده ای در موضوع مورد نظر باشید که در این صورت گردآوری اطلاعات، مشکلی نخواهد داشت. اگر شما از تخصص لازم برخوردار نیستید و کس دیگری هم این تخصص را ندارد، می توانید این موقعیت را فرصت مناسبی برای یادگیری چیزهای تازه تلقی کنید.


آیا شما واقعا میدانید موضوع گزارش چیست؟


باید مطمئن شوید که موضوع و شرایط مربوط، برای شما روشن است اگر شخصی از شما خواست که گزارش را بنویسید، کنترل کنید و مطمئن شوید که هر دو درباره یک چیز صحبت می کنید.


چرا این گزارش را می نویسید؟


علت نیاز به این گزارش را پیدا کنید، زیرا در این صورت برای انتقال پیام در موقعيت بهتری قرار میگیرید. اگر از سوابق این موضوع اطلاع داشته باشید، گفتار شما برای خواننده واضح تر می شود.


چه کسی قرار است این گزارشی را بخواند؟


شما باید در مورد خواننده گزارش آگاهی داشته باشید. اگر ندانید که احتمالا چه کسی گزارش را می خواند، نمی توانید مطالب را به صورتی مناسب ارائه کنید. استفاده از کلمات، توضیحات و شیوه نگارشی که به راحتی قابل درک باشد فروری است. این نکته به مخاطبین موردنظر شما بستگی دارد و متغیر است. یک موضوع واحد را می توان برای خوانندگان مختلف به شیوه های متفاوتی ارائه کرد.


به عنوان مثال، گزارش سالانه شرکت را باید برای افراد مختلف به شیوه های متفاوتی ارائه کرد. مثلا برای هیئت مدیره، متخصصان مالی، مدیران قسمت های غیر مالی، سرپرستان، نیروی کار نیمه ماهر و نیروی کار ماهر، باید نیازها و خواسته های هر گروه را در تهیه گزارش در نظر گرفت.


مطلب: چیست؟ کجاست؟ چگونه باید آن را ارائه کنید؟


برای تهیه برنامه کار به قصد آماده کردن یک گزارش راه های زیادی وجود دارند. انتخاب راه مناسب به پیچیدگی و چگونگی گزارش مورد نظر بستگی دارد. برای تهیه یک گزارش ساده یا به عنوان یک نقطه آغاز در مورد گزارش‌های پیچیده تر، می توانید از نوعی سیال سازی ذهن (توفان مغزی) استفاده کنید.


برای یک گزارش طولانی تر یا گزارشی که در طی مدتی طولانی تهیه می شود، ممکن است استفاده از یک طرح ستونی مفید باشد. با در نظر داشتن هدف با علت گزارش و همچنین با تفکر درباره نتیجه گیریها و پیشنهادهای احتمالی می توانید از میان کلیه داده های موجود، موارد مناسب را در جهت پشتیبانی از نقطه نظرها و بحث های خود انتخاب کنید. خوبه، آیا اکنون می توانید نوشتن گزارش خود را شروع کنید؟ هنوز نه، هنوز آماده سازی بیشتری لازم است تا ترس از گزارش نویسی کاهش پیدا کند.


ساختار این گزارش چیست؟


هر گزارشی از چندین قسمت تشکیل شده است و همیشه همه قسمتهای مذکور در ذیل لازم نمی شوند اما تا وقتی که در مورد گزارش نویسی مطمئن تر نشده اید، بد نیست آنها را در نظر بگیرید.


صفحه عنوان

فهرست

سپاسگزاریها

شرایط و محدودیتها

مقدمه 

روش کار یا خلاصه

یافته ها

نتیجه گیری ها

پیشنهادها

ضمایم

کتابنامه / مراجع و منابع

شرح لغات دشوار


از چه کلمات و چه سبک بیانی استفاده خواهید کرد؟


همانگونه که قبلا گفته شد باید با توجه به شرایط و نوع خواننده، از راههای متفاوتی برای ارائه مطالب استفاده کنید. این بدان معنی نیست که باید برای هر یک از انواع خواننده از شیوه نگارشی متفاوت استفاده کنید. هدف شما آن است که واضح، مختصر، ساده و دقیق بنویسید.


ممکن است بتوانید برای برخی از خوانندگان از واژه های فنی استفاده کنید، ولی برای دیگران شاید مجبور شوید آنها را توضیح دهید. نباید از اصطلاحات تخصصی نامفهوم برای دیگران استفاده کنید مگر آنکه این گزارش را انحصارا برای افراد گروه یا حرفه خودتان تهیه کنید.


به طور کلی، واژه ها واصطلاحات خودتان برای مخاطبین غیرفنی نامفهوم خواهند بود. به عنوان یک نویسنده باید سعی کنید مطالبتان قابل خواندن باشند. یعنی بیان واضح، توازن عقیده ها و بحثها و علاقه مندی به آنچه که نوشته شده است باید مد نظرتان باشد.


بنابراین، باید جملات و پاراگرافهای خود را ساده و کوتاه ارائه دهید. پس بهتر است که جملات طولانی را به جملات کوتاهتر تبدیل کنید تا اینکه پی در پی از علائم نقطه گذاری استفاده نمایید. اگر درباره استفاده از علائم نقطه گذاری تردید دارید، سعی کنید جمله را با صدای بلند بخوانید؛ بدین ترتیب، معمولا میتوانید ایده ای درباره نقطه گذاری به دست آورید. اگر سعی کنید از سبک و شیوه نگارش شخص دیگری تقلید کنید خواهید دید که نوشتن برایتان مشکل می شود.


می توانید از نحوه نگارش دیگران چیزهایی یادبگیرید اما شما هم باید سبک نگارش خود را داشته باشید. ممکن است فقط با قدری تمرین بتوانید سبک نگارش خود را بهتر کرده و نسبت به آن احساس راحتی کنید.


ظاهر گزارش باید چگونه باشد؟


ممکن است شما یکی از آن افرادی باشید که اهمیتی به ظاهر گزارش نمی دهند. به هر حال شما وقت زیادی صرف نوشتن یک متن کسل کننده کرده اید و از این رو، ظاهر آن برای شما چندان اهمیتی ندارد. اگر خوش شانس باشید یک نفر منشی يا ماشین نویس خواهید داشت که صفحات دستخط شما را به اسنادی با ظاهری زیبا و با تیترهای اصلی و فرعی واضح و مشخص و در صورت لزوم شماره دار و پیوسته و استوار مبدل می‌کند.


اگر ماشین نویس شما بی تجربه باشد ممکن است نداند که شما کدام طرح را ترجيع می دهید. چنانچه او صرفا تنبل یا بی علاقه باشد (شاید هم به پیروی از شما!) به نحوه ارائه و ظاهر آن اهمیت نمی دهد و اسنادی در دست شما باقی می ماند که خواندن آن مشکل است. زیرا مطالب بیش از حد در یک صفحه فشرده شده، ظاهر آن نامرتب است و به آسانی نمی توان اطلاعات موردنظر را در آن پیدا کرد.


چه موقع باید در گزارش خود تجدید نظر کنید؟


اگر قبل از تجدید نظر در گزارشتان فرصت کافی داشته باشید که آن را به مدت بیست و چهار ساعت کنار بگذارید، آنگاه می توانید با دیدگاهی تازه با آن روبرو شوید. فکر کردن عینی و منطقی درباره مطلبی که ذهن انسان را برای مدتی اشغال کرده باشد، مشکل است و قائل شدن یک فاصله زمانی و قدری تنفس، مفید واقع می شود.


قبل از تجدید نظر در گزارش می توانید تقاضا کنید که پیش نویس آن را ماشین کنند. این کار با ابزار جدید حروف چینی آسان است و شما میتوانید پیش نویس را بدون آنکه به ماشین کردن دوباره متن کامل نیاز باشد؛ تغییر دهید.


حسن تجدید نظر روی یک سند ماشین شده آن است که هم به دلیل داشتن ظاهری رسمی تر بهتر از دستخط است و هم خواناتر است. به هنگام اصلاح پیش نویس به هدف توجه کنید و مطمئن شوید که این گزارش همان کاری را انجام می دهد که از شما خواسته شده است. دقت کنید که بحثهای گزارش و نحوه تنظیم آن منطقی و قابل خواندن باشد. پس از آنکه تجدید نظر کامل و اصلاحات لازم را روی پیش نویس انجام دادید، ممکن است قبل از اینکه برای تهیه نسخه نهایی ارسال شود از یکی از همکاران یا دوستان بخواهید که آن را بخواند.


و بالاخره...


وقتی نسخه ماشین شده نهایی به دست شما رسید، با یک کنترل نهایی دقت کنید که همان گونه ای باشد که می خواسته اید و چیزی از قلم نیفتاده باشد. 

و آنگاه با علم به اینکه این کار را به بهترین وجه ممکن و با بهره گیری از همه توان خود انجام داده اید میتوانید آن را به مسئولین مربوط تسلیم کنید.

فرم ارسال نظر



  ساخت وبلاگ تبلیغاتی  


آخرین مطالب این وبلاگ

آخرین مطالب مجله


رپورتاژ آگهی دائمی در بلاگسازان با 3 لینک فالو رپورتاژ آگهی دائمی در بلاگسازان با 3 لینک فالو مشاهده