در ادامه، پنج راه برای مقابله با یکی از هدردهنده زمان یعنی ملاقاتی های بی خبر ارائه می کنیم.
1. برای کار خودتان یک دوره زمانی ساکت ایجاد کنید. برای این کار، اول از همه باید در طول روز و در زمانی که می دانید بر روی مهم ترین کارتان تمرکز دارید، یک دوره زمانی ساکت را تعیین کنید که در طول آن، اجازه هیچ وقفه ای در کارهایتان را نمی دهید. یک علامت مزاحم نشوید برای خودتان بخرید و آن را روی در اتاقتان نصب کنید. برای همه مشخص کنید که وقتی این علامت را روی در نصب می کنید، نمی خواهید به هیچ دلیل کسی مزاحمتان شود، مگر در موارد اضطراری.
2. فورا بایستید. وقتی ملاقاتی های بی خبر به دفتر کار شما می آیند، با بلند شدن به رویارویی با آنها بروید.
3. بحث را ببندید. وقتی جلسه خیلی طولانی شد، بگویید: «قبل از اینکه بروید باید یک نکته دیگر را هم خدمتتان عرض کنم». سپس بایستید و مهمانتان را به سمت در خروجی راهنمایی کنید و مکالمه را با هر چیزی که به نظرتان می رسد به پایان ببرید. دست بدهید و سپس به سر کارتان برگردید. یک روش دیگر برای اجرای این تکنیک، این است که بگویید: قبل از اینکه بروید، یک نکته دیگر را هم بگویم: می خواهم چیزی را به شما نشان بدهم. سپس مهمان را از دفتر بیرون ببرید و یک نقشه، کتاب، وسیله یا هر چیزی را که به فکرتان می رسد، نشانش دهید. سپس، برگردید و به اتاق خود بروید و او را همانجا تنها بگذارید.
4. زمان های مخصوصی برای جلسه در نظر بگیرید. برای مقابله کارآمد با ملاقاتی های بی خبر می توانید زمان های خاصی را برای ملاقات مشخص کنید که برای هر دوی شما راحت تر هستند. برای جمع شدن با سایر افراد در دفتر خود قرار ملاقات تعیین کنید. با کارکنان خود قرار ملاقات تعیین کنید و به اطلاع آنها برسانید که در زمان های خاصی از روز، در اتاق شما به روی آنها باز است.
5. از هدر دادن زمان بقیه اجتناب کنید. تمام سعی خود را بکنید که خودتان هم برای بقیه یک ملاقاتی بی خبر نشوید. اگر هم ناچارا سر زده به اتاق کس دیگری رفتید، همیشه مؤدبانه بپرسید: «آیا الآن می توانید وقتتان را به من بدهید، یا برای بعدا قرار بگذاریم؟». به این ترتیب، بقیه را تشویق کنید که همان میزان ادب و نزاکت را نسبت به شما داشته باشند. شاید تعجب کنید اگر بدانید چقدر افراد ناآگاهانه وقت دیگران را هدر می دهند؛ در حالی که خودشان اصلا از این قضیه خبر ندارند.
وبلاگ وب نگار
مطلب مرتبط
با یک تعمیر ساده، چطور هزینههای زندگی را کاهش دهیم؟
