هفت راه برای کارآمدتر کردن جلسات

» هفت راه برای کارآمدتر کردن جلسات

در ادامه، هفت راه برای افزایش کارآمدی جلسات و بهبود نتایج آن ارائه می کنیم. 


1. آیا جلسه ضروری است؟

 وقتی به عقب نگاه می کنید، کاشف به عمل می آید که اصلا بسیاری از جلسات غیرضروری هستند و راه های دیگری هم برای رسیدن به همان هدف وجود داشته است. 

گاهی اوقات می توانید با توزیع کردن یک یادداشت همان کار را انجام دهید.

 می توانید یک تماس کنفرانسی برگزار کنید و اعضای جلسه را وارد تماس کنید؛ یا می توانید با افراد به صورت تک به تک صحبت کنید.

 حتی می توانید آن را تا یک جلسه دیگر یا اصلا یک زمانِ دیگر به تعویق بیندازید.

 اگر جلسه ای ضروری نیست،هرجا که ممکن بود از برگزار کردنش اجتناب کنید؛ اما اگر جلسه ضروری بود، از خودتان بپرسید: «آیا ضروری است که من هم در این جلسه شرکت کنم؟». اگر حضور شما در جلسه ضروری نبود،اصلا به آن جلسه نروید. 

اگر حضور شخص دیگری هم در یک جلسه خاص ضروری نبود، به او اطلاع دهید که نیازی نیست به جلسه برود.


2. یک دستور جلسه بنویسید.

 اگر تعیین کرده اید که جلسه ضروری است،یک هدف شفاف برای جلسه تعیین کنید و یک دستور جلسه بنویسید.

 یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان، این است که یک بیانیه یک پاراگرافی از هدف و منظور جلسه بنویسید.

 کار را با این جمله آغاز کنید: 

«ما این جلسه را برگزار می کنیم تا به این هدف خاص برسیم».

 سپس هدف و منظور جلسه را بنویسید. 

این کار، نظم خوبی به کارتان می دهد.یک دستور جلسه یا فهرستی از تمام کارهایی که باید در جلسه پوشش داده شوند، تهیه کنید.

در مقابل هر مورد، نام شخصی را که انتظار می رود به آن مسئله خاص رسیدگی کند، یادداشت کنید. 

دستور جلسه را بین همه توزیع کنید و در صورت امکان، این کار را ۲۴ ساعت قبل از شروع جلسه انجام دهید تا همه بدانند از آنها چه انتظاری دارید.

 شما می خواهید همه بدانند که هدف جلسه چیست و چه مواردی در جلسه مطرح خواهد شد. این امر در جلسات دونفره مثلا بین شما و رئیستان، شما و کارمندتان، شما و مشتری تان، شما و تأمین کننده تان و غیره هم صدق می کند. 

یکی از مفیدترین تکنیک هایی که میتوانید در کسب و کار خود استفاده کنید این است که برای هر جلسه ای که با رئیستان دارید، یک دستور جلسه تهیه کنید. 



3.به موقع شروع کنید و به موقع تمام کنید.

 برای شروع هر جلسه یک زمان آغاز و یک زمان پایان تعیین کنید. 

اگر جلسه قرار است از ساعت ۸ تا ۹ طول بکشد، آن را رأس ساعت ۸ شروع کنید و رأس ساعت ۹ به پایان ببرید. 

بدترین نوع جلسات، آنهایی هستند که در زمان خاصی شروع می شوند؛ اما زمان پایان مشخصی ندارند.

 یک قاعده دیگر هم به این صورت است: منتظر افرادی که دیر می کنند نمانید. 

فرض کنید فردی که دیر کرده است، اصلا قرار نیست بیاید و جلسه را رأس ساعت مشخص شده شروع کنید.

غیرمنصفانه است افرادی را که به موقع خودشان را به جلسه رسانده اند، به خاطر شخص دیگری که دیر کرده است تنبیه کنید. بسیاری از شرکت ها رویه خاصی دارند و درست راس همان زمان مشخص، در اتاق جلسه را قفل می کنند.افرادی که دیر می رسند، اجازه ورود پیدا نمی کنند.

به این ترتیب خیالتان راحت می شود که آن فرد دفعه بعد دیر نخواهد کرد.


4.ابتدا موارد مهم را پوشش دهید. 

وقتی دستور جلسه را تنظیم می کنید، از قاعده ۲۰/۸۰ را استفاده کنید. 

دستور جلسه را طوری سازمان دهی کنید که ۲۰ درصد برتر موارد، اولین مواردی باشند که به بحث گذاشته می شوند. 

به این ترتیب، اگر زمان کم بیاورید، حداقل خیالتان راحت است که موارد مهمی را که ۸۰ درصد از ارزش و نتایج جلسه را تشکیل می دهند، قبل از تمام شدن زمان به بحث گذاشته اید.


5.تمام نتیجه گیری ها را به صورت خلاصه، مجددا بیان کنید.

 وقتی هرکدام از موارد دستور جلسه را به بحث می گذارید، در انتهای بحث، خلاصه ای از نتیجه آن بیان کنید و بعد بحث را ببندید. برای تک تک موارد توافق و تأیید همه را بگیرید و سپس به سراغ مورد بعدی بروید. تصمیم گرفته شده را دوباره بیان کنید و قبل از رفتن به سراغ موارد بعدی، بر سر نتیجه نهایی به توافق برسید.


6.مسئولیت های خاص را به افراد اختصاص دهید.

 اگر تصمیمی گرفته اید، مسئولیت انجام اقدامات توافق شده مربوط به آن را به شخصی واگذار و برایش سررسید تعیین کنید. به یاد داشته باشید که تصمیم و توافق بدون اختصاص دهی مسئولیت ها و تعیین سررسید برای تکمیل آنها، مکالمه ای بیش نبوده است. 

این موضوع را که چه کسی قرار است چه کاری را در چه زمانی انجام دهد، کاملا مشخص کنید.


 7.یادداشت برداری کنید و صورت جلسه را توزیع کنید.

یکی از نکات کلیدی برای رسیدن به بالاترین تأثیر گذاری در جلسات این است که یادداشت برداری دقیق داشته باشید و صورت جلسه را ظرف ۲۴ ساعت بعد از شروع جلسه توزیع کنید. شخصی که صورت جلسه را تنظیم می کند باید در حين جلسه این کار را بکند، و اگر فاصله ای بین این دو بیفتد، ممکن است مرتکب اشتباهات و سوء تفاهم های زیادی شود. 

دستور جلسه هایی که پیش از جلسه توزیع می شوند، به همراه صورت جلسه هایی که در کمترین زمان ممكن بعد از جلسه ارائه می شوند، تضمین می کنند که همه نسبت به مسئولیت ها و سررسیدهای توافق شده از آگاهی کامل برخوردارند.


آخرین مطالب این وبلاگ



تعمیر پکیج در شیرازتعمیر پکیج در شیرازتعمیر برد پکیج در شیراز
راز اعداد جفتراز اعداد جفتراز اعداد رند ، اعداد فرشتگان
استخدام نویسنده آنلایناستخدام نویسنده آنلایناستخدام نویسنده غیر حضوری
ساخت وبلاگساخت وبلاگساخت وبلاگ رایگان



  ساخت وبلاگ