» مراحل ورود تا خروج میهمان

_ورود

_استقبال

_راهنمایی

_استقرار

_پذیرایی

_گشت

_بدرقه

تشریفات رسمی را معادل کلمه پروتکل Protocol دانسته اند که در واقع به مراسمی گفته می شود که با شکوه برگزار گردد. کلمه مخفف VIP در این زمینه کاربرد فراوانی دارد. برگرفته از جمله Very Important Person به معنی اشخاص خیلی مهم است. جایی که در آنجا به استقبال آن شخص می رویم نیز اصطلاحا سالن (VIP) نامیده می شود که کاربر فراوانی در این حوزه دارد و از آنجایی که روابط عمومی ها در حوزه ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی رکن ارتباطی مهم سازمان به شمار می روند و همواره سبب پرستیژ، احترام، اعتبار، خوشنامی و یا احيانا بدنامی سازمان هستند بایستی از کم و کیف آئین، اصول و آداب تشريفات با خبر باشند تا دچار بدنامی نشوند.

مراحل اجرایی تشریفات

اگر چه مراسم كوچک و بزرگ همگی می بایست تشریفات مختص به خود را داشته باشند اما معمولا مراسمی که به موارد رسمی معین اختصاص دارند تشریفات ناميده می شوند. این تشریفات ممكن است اجتماعی و یا سیاسی باشد. تدوین مراسم برای سفر يک مقام مهم، تنظیم برنامه های يک جلسه دو نفره یا برگزاری يک همایش بین المللی، همگی تشریفات خاص خود را دارند که با توجه به حضور و مقام و مرتبه افراد انجام می پذیرد.

فرآیند تشریفات به طور کلی پنج مرحله دارد:

_استقبال

_حمل ونقل

_اسکان

_پذيرایی

_بدرقه

افرادی که با تشریفات سر و کار دارند بایستی در طول این فرآیند برای ايجاد، حفظ و تداوم اعتبار و خوشنامی سازمان بیندیشند و در این جهت به فعالیت بپردازند. رؤسا نيز با برنامه ريزی قبلی لازم است گام به گام همه چیز را کنترل کنند و چنانچه تغييراتی در برنامه ها ایجاد شد اصول ارتباطی و اطلاع رسانی را فراموش نکنند.

استقبال

مأمور تشریفات موظف است راهنمای ميهمانان مؤسسه باشد، پس بايستی طوری رفتار کند که از لحظه ورود میهمانان، به آنان احساس امنيت عمومی و آسایش و آرامش بدهد، زیرا اولین دیدار خیلی مهم است. آدمها با دیدن ، قضاوت می کنند و یا قضاوت خود را تغییر می دهند. لذا بایستی در طرز لباس پوشیدن، روش صحبت کردن و انتخاب مستقبلین و افراد همپایه و همطراز میهمانان دقت زیادی شود. نزديک درب ورودی سالن به تک تک میهمانان خوشآمد بگویید و به میهمانان گل بدهید و احوالپرسی کنید.

حمل و نقل

انتخاب وسيله، انتخاب همراهان، انتخاب مسیر، جابجایی میهمانان و بار و توشه آنان از نكات مهم حمل و نقل تشریفات است. یکی از نکات مهم در این زمینه این است که وسایل نقلیه بایستی حتما بررسی شده باشند که بنزین کافی دارند و از نظر سلامتی مشکلی ندارند. درب ماشین را برای میهمانان باز کنید و متوجه باشيد کسی از همراهان جا نماند.

اسكان

باید مکان اسکان میهمانان از صندلی گرفته تا اتاق هتلی که برای آن ها در نظر گرفته می شود، امنيت نشستن و برخاستن داشته باشد. سیستمهای گرمایش و سرمایش، روشنایی و صوتی بايستی سالم باشند تا میهمانان در هنگام نشستن احساس آرامش کنند. محيط بایستی از نظر نور، حرارت، راحتی، صدا و تابلوهای راهنما تنظیم شده باشد. دقت کنید در محل نشستن افراد میز و صندلی، میکروفن و ضبط صوت و نور و دفتر یادداشت و خودکار، آب، تلفن و امکانات ارتباطی، پرچم و دیگر موارد بررسی شده باشد. صندلی مزاحم موجود نباشد، هوا تازه باشد و محوطه بیرون نمای خوبی داشته باشد. برای جلسات بایستی آداب میز، آداب میزبانی و آداب میهمانی را رعایت کنید و دقت کنید که محيط بر روش و نتایج مذاکره تأثیر می گذارد. تزئین و گل آرايی مکان نیز مهم است و توجه به آن بخصوص از نظر رنگ و تنوع برای احساس آرامش، مفید به نظر می‌رسد. پس به طراحی محل دقت کنید و در تزئینات از هنر بهره گیرید.

پذيرايی

يك پذيرايی مختصر به منظور آشنايی میهمانان و میزبانان در ابتدای ورود باید انجام بگیرد. آماده سازی چای، قهوه، آب، آب معدنی، شيرينی، شربت، میوه، نوشابه، موزيک مناسب در زمان استراحت، هدایا و شام و نهار جزء پذیرایی است که بایستی در بهداشت آن دقت بسياری انجام گیرد.

بدرقه

هنگام بدرقه کنار در خروج بایستید و خداحافظی کنید و یادگارط و یادبود بدهيد. چنانچه اخذ ویزا، تهیه بلیت، گذرنامه و مجوز خروج با مشکل روبروست قبل از خداحافظی مشکل را حل کنید و حكم مأموریت را پیگیری نمایید. همانطور که در استقبال تبسم بر لب داشتید در بدرقه هم آداب تشریفات را رعایت کنید.

اقدامات لازم برای مراحل تشریفات

1. استقبال

_استفاده از مستقبل همپایه و همطراز میهمان و رعایت احترام رسمی توسط میهمانداران

_سلام و احوالپرسی و اعلام برنامه

_خدمات ورود و خدمات گمرکی

_امور خبری و اطلاع رسانی

2. حمل و نقل

_انتخاب وسیله نقليه (سالم بودن ماشین، نوع ماشین، بنزين داشتن و...)

_انتخاب همراهان (راننده، محافظ و...)

_انتخاب مسير (بررسی ترافيكی، هماهنگی با پلیس، زيبايی مسیر و...)

_حمل بار و توشه میهمانان و همراهان و...

3. اسکان