» هفت راه برای رویارویی با وقفه های تلفنی

در ادامه، هفت ایده برای مقابله با وقفه های تلفنی به شما ارائه می کنیم که کمکتان می کنند زمان بیشتری صرفه جویی کنید:

1. از تلفن به عنوان یک ابزار تجاری استفاده کنید.

مطلب مرتبط آهسته تر بروید تا سریع تر برسید!

تلفن را با سرعت روشن و خاموش کنید. وقتی مشغول کار هستید، پشت تلفن با کسی صمیمی نشوید. تماس هایتان را تا حد ممکن کار آمد کنید. وقتی نوجوان بودید، تلفن برایتان حکم یک ابزار اجتماعی و توسعه ارتباطات را داشت و راه ارتباطی شما با دوستان و اعضای خانواده و حرف زدن با جنس مخالف بود.

حتما عادت کرده اید که زمان زیادی را پشت تلفن به صحبت های بیهوده بگذرانید؛ اما حالا که فرد بالغی شده اید، بازهم ممکن است تلفن را یک ابزار اجتماعی بدانید. این برایتان یک عادت شده است. البته وقتی وارد دنیای کار می شوید، باید این عادت را ترک کنید و تلفن را به عنوان یک ابزار برای برقراری ارتباطات تجاری ببینید.

شما باید خودتان را عادت دهید که بین ساعات 9 تا 5 عصر، تلفن را به عنوان یک ابزار تجاری استفاده کنید.

2. تماس هایتان را نظارت کنید.

قبل از جواب دادن ببینید چه کسی پشت خط است و چه می خواهد. بر این کنجکاوی طبیعی غلبه کنید که دلتان می خواهد ببینید فرد غریبه ای که با شما تماس گرفته کیست. قبل از اینکه گوشی را بردارید، ببینید چرا کسی با شما تماس می گیرد.

3. تماس هایتان را منتظر بگذارید.

هرجا که ممکن بود ساعاتی از روز را برای خود کنار بگذارید که در آنها خبری از وقفه های تلفنی نیست. برده یک تلفن در حال زنگ خوردن نباشید!

یکی از بهترین راه هایی که می توانید استفاده کنید این است که وقتی بر روی کار مهمی تمرکز کرده اید، تلفن خود را به کلی قطع یا خاموش کنید. اگر مسئله مهمی باشد کسی که پشت خط مانده باشد بعدا دوباره تماس می گیرد.

4. زمان های شفافی برای تماس های تلفنی خود تعیین کنید.

وقتی با افرادی تماس می گیرید و آنها در دسترس نیستند، برایشان پیام بگذارید و ساعتی را برایشان مشخص کنید تا بتوانند مجددا با شما تماس بگیرند. وقتی کسی با شما تماس می گیرد و نمی توانید تلفن را جواب دهید، مطمئن شوید که منشی یا بخش پذیرش شما زمانی برای تماس مجدد به او می دهد. این همان زمانی است که شما می توانید تلفن را جواب دهید و به این ترتیب در انجام مهم ترین کارهایتان وقفه ای ایجاد نمی شود.

5. تماس هایتان را دسته بندی کنید.

از مفهوم منحنی یادگیری استفاده کنید. تمام تماس های تلفنی خود را یکباره بگیرید و آنها را در طول روز پراکنده نکنید. گاهی اوقات می توانید تماس های تلفنی خود را تا ساعت 11 صبح جمع کنید و بعد همه را بین ساعت 11 تا 12 جواب دهید؛ یا می توانید آنها را تا ساعت 3:30 جمع کنید و بعد تا ساعت 4:30 به همه کسانی که تماس گرفته اند، زنگ بزنید.

6. تماس های خود را از پیش برنامه ریزی کنید.

هر تماس تلفنی را مانند یک جلسه ببینید و برای این جلسات تلفنی با مباحثه های خود، یک طرح اولیه یا دستور جلسه داشته باشید. اگر بدون برنامه ریزی گوشی را بردارید و تماس بگیرید و سپس دلیل تماس گرفتنتان و مواردی را که می خواستید بیان کنید، فراموش کنید وقت زیادی از دست خواهید داد.

7. یادداشت برداری کنید.

از تمام مکالمه های تلفنی خود یادداشت برداری کنید. قدرت با آن طرفی است که بهترین نکته ها را یادداشت کرده باشد. هرگز تا وقتی یک قلم و کاغذ جلوی رویتان نبود، به تماسی جواب ندهید. از چیزهایی که با آنها موافق هستید، یادداشت برداری دقیق کنید؛ آن چیزهایی را که شخص مقابلتان با آنها موافق است هم یادداشت کنید، مخصوصا اعداد، زمان ها، تاریخها، مقادير و به طور کلی تمام مواردی که پشت تلفن مطرح می شود. این یادداشتها در آینده برایتان اهمیت بسیاری پیدا می کنند.

تگ ها : تلفن جواب دادن به تلفن محل کار بازدهی کار شرکت

۰ نظر / ۲۶۰ بازدید